知識庫在管什麼：文件放在哪、誰能看，以及 AI 用誰的身分去查

新同事第一週通常會問一樣的問題：電腦怎麼申請、程式怎麼部署、請假找誰。答案其實都有人寫過，只是散在聊天記錄、某人的電腦，或三年前的一封信裡。

知識庫要解的就是這件事：把文件收在同一個地方，找得到，而且知道是不是最新的。

但文件收在一起之後，馬上會遇到第二個問題：不是每份文件都能給每個人看。 薪資級距、人事異動、客戶合約，這些也是文件，也需要放在某個地方。

核心的東西：結構、權限、版本

以 open source 的 BookStack（MIT）為例：

BookStack 沒有官方的 Docker image。我用了 LinuxServer.io 維護的社群 image，版本是 v26.09.1，資料庫改用官方的 MariaDB。兩個容器合計大約 150 MB 記憶體。

架設時有一件事一定要做：BookStack 的預設管理員是 admin@admin.com，密碼是 password。 我實測過，這組帳號在安裝後可以直接登入。第一次啟動後就要換掉。

另一個小坑：角色名稱至少要 3 個字。我想建一個叫「HR」的角色，被拒絕了，最後改成「HR Team」。

我放了兩本書：

然後用三個人的 API 金鑰，做同樣三件事：搜尋「salary」、列出看得到的書、直接打開薪資那一頁。

誰	搜尋 salary	看得到的書	直接開薪資頁
管理員	薪資級距、筆電政策	兩本	200
一般員工	只有筆電政策	只有工程手冊	404
人資	薪資級距、筆電政策	兩本	200

BookStack 的權限做得很完整：

搜尋結果會照權限過濾。 一般員工搜尋「salary」，只找到筆電政策那一頁。
沒權限的頁面回 404，不是 403。 403 的意思是「有這一頁，但你不能看」；404 是「沒有這一頁」。回 404，連「有一份薪資文件」這件事都不透露。

BookStack 本身沒問題，問題出在 AI 怎麼接進來。

假設公司架了一個 MCP server，讓員工可以問 AI：「我們的筆電多久換一次？」MCP server 要用一把 API 金鑰去查 BookStack。這把金鑰是誰的？

最簡單的做法，是用一個管理員帳號的金鑰。這樣 AI 什麼都查得到，回答最完整。但從上面的表可以看到，管理員的金鑰能看到薪資級距。任何能對 AI 發問的人，都等於拿到了管理員的視野。一般員工問「工程師的薪資範圍是多少？」，AI 會照實回答。

2026-10 查證時，BookStack 最多星的社群 MCP（97 顆星）在說明文件裡講得很清楚：它的所有工具，都用設定的那把金鑰背後那個帳號的權限執行。它也提供另一種方式：每次請求可以帶上使用者自己的金鑰。我只讀了它的文件，沒有實際執行。

要做的事：

MCP 用發問者自己的身分去查。 每個人用自己的金鑰，或由 MCP 依發問者的身分切換。這樣 BookStack 的權限設定才會生效。
如果只能用一把共用金鑰，就給它最小的權限。 例如建一個「AI 查詢」角色，只能看全員可看的書。人資的文件就不要讓這個 AI 查。
不要另外做一份「給 AI 用的副本」。 把文件匯出、丟進另一個向量資料庫，權限設定就留在原本的系統裡了。副本裡的每一份文件，所有能問 AI 的人都查得到。

這跟前面幾篇講的是同一條規則：CRM 那篇的串接帳號、Snipe-IT 那篇的唯讀帳號，都是在講「程式和 AI 用的帳號，權限要照它的用途給」。知識庫多了一層：AI 是替某個人查的，所以要用那個人的權限。

除了權限，知識庫很適合交給 AI：

要人做的事：

系統	授權	特色	AI／MCP 現況（2026-10）
BookStack	MIT	書的比喻、權限細到頁面，有完整 API	社群 MCP 最多 97 顆星
Wiki.js	AGPL-3.0	Markdown、Git 同步，GraphQL API	社群 MCP 最多 19 顆星
Outline	BSL 1.1（不是 open source 授權）	介面類似 Notion，即時協作	內建官方 MCP